10 Manfaat Menggunakan Aplikasi Invoice Management untuk Bisnis

Sudah pernah dengar soal aplikasi invoice management? Jika belum, maka sekarang saatnya Anda berkenalan dengan teknologi yang dapat membantu proses pengelolaan invoice bisnis ini.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invois atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).

Dalam kegiatan usaha, invoice merupakan dokumen yang digunakan untuk menagih pihak ketiga atas barang atau jasa yang telah disediakan. Ketika Anda membeli barang dari vendor dengan sistem kredit atau uang muka, vendor tersebut kemudian akan menagih uang pembelian dengan mengirimkan invoice kepada perusahaan Anda.

Invoice yang telah diterima oleh perusahaan selanjutnya perlu diproses hingga tahap pembayaran dan pencatatan transaksi di buku besar. Proses inilah yang kita sebut dengan invoice management dan biasanya dilakukan oleh tim account payable (AP) di perusahaan. Meski demikian, untuk usaha kecil dan menengah yang umumnya memiliki keterbatasan resources, fungsi AP tersebut kerap digantikan oleh staf akuntansi dan keuangan.

Manajemen invoice merupakan proses yang cukup panjang dan memakan waktu jika dilakukan secara manual. Terutama bagi bisnis UKM yang memiliki sumber daya manusia terbatas, proses ini bisa menghambat pertumbuhan kinerja bisnis apabila tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, memanfaatkan teknologi dalam bentuk aplikasi invoice management merupakan solusi yang tepat untuk mengatasinya.

Manfaat aplikasi invoice management bagi bisnis

Pengelolaan invoice manual umumnya dilakukan melalui proses berikut ini:

  • Vendor mengirim invoice fisik beserta dokumen pendukung lainnya (PO, tanda terima, surat jalan, dll)
  • Invoice diterima tim AP
  • Tim AP melakukan review dan mencocokkan data invoice
  • Entry data invoice ke sistem perusahaan
  • Dokumen invoice fisik disimpan di arsip perusahaan
  • Tim AP meminta approval manajer bersangkutan
  • Pembayaran diproses dengan cek atau transfer bank

Invoice management seperti ini memiliki banyak kekurangan dan risiko bagi perusahaan, mulai dari alur yang panjang dan birokrasi yang rumit, memakan waktu, potensi terjadinya fraud atau kecurangan, sampai kesalahan pencatatan. Semua risiko ini dapat berdampak negatif kepada bisnis Anda dalam jangka panjang. Di sinilah peran aplikasi invoice management Anda perlukan.

Berikut ini manfaat yang bisa Anda rasakan dari aplikasi manajemen invoice:

1. Mempercepat dan mempermudah proses invoicing

Staf AP kini tak perlu lagi memproses invoice sendirian secara manual, mulai dari verifikasi dokumen, meminta approval pembayaran, sampai input data. Dengan aplikasi invoice, maka semua proses invoicing dapat dilakukan secara online lewat satu platform hanya dengan modal klik di perangkat elektronik. Proses invoicing menjadi lebih cepat dan efisien, tanpa harus melalui birokrasi yang rumit.

2. Proses lebih akurat

Karena dibantu oleh teknologi, proses pengelolaan invoice menjadi lebih akurat. Anda tak perlu khawatir staf AP salah memasukkan data invoice atau salah memasukkan nilai transaksi, karena aplikasi akan mencatat data-data tersebut secara otomatis dengan memindai invoice asli.

Tim akuntansi juga tak perlu khawatir salah mencatatkan data ke buku besar, karena aplikasi invoice management biasanya dapat diintegrasikan langsung dengan aplikasi akuntansi yang Anda gunakan. Jadi ketika pembayaran invoice dilakukan, transaksinya bisa langsung tercatat di sistem akuntansi perusahaan secara real time.

3. Menghemat biaya

Tanpa Anda sadari, proses pengelolaan dan pembayaran invoice mengandung biaya-biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan. Beberapa lembaga riset, seperti Levvel mengungkapkan bahwa mengotomasi proses invoice management dapat menghemat biaya-biaya ini sekitar 60%-80% per invoice. Komponen biaya yang bisa dihemat secara signifikan dengan proses otomatisasi, di antaranya adalah biaya upah, biaya alat-alat penunjang, dan biaya risiko.

4. Mempermudah verifikasi dan penelusuran data

Dengan menggunakan aplikasi, maka semua data invoice akan tersimpan secara digital sehingga mempermudah Anda dalam melakukan proses verifikasi dan pelacakan data invoice ketika dibutuhkan. Anda tak perlu lagi mencari invoice dalam tumpukan arsip, karena semuanya dapat dengan mudah Anda lihat dalam dashboard terpusat yang disediakan oleh aplikasi invoice management.

5. Mempermudah pembayaran

Aplikasi manajemen invoice yang baik idealnya juga dilengkapi oleh fitur pembayaran otomatis di dalam platform. Fitur ini mampu menghubungkan aplikasi dengan rekening bank perusahaan, sehingga Anda dapat mengeksekusi pembayaran invoice langsung dari perangkat elektronik hanya dengan sekali klik.

Tak perlu lagi ke bank hanya untuk transfer atau menginput rekening tujuan satu-persatu, karena pembayaran invoice juga bisa dilakukan secara massal. Selain itu, Anda juga tak perlu khawatir telat membayar invoice yang jatuh tempo, karena aplikasi ini umumnya memiliki sistem reminder yang bisa Anda atur sesuai dengan jadwal pembayaran.

6. Memudahkan pembukuan

Selain bisa terhubung dengan rekening bank, aplikasi manajemen invoice juga bisa Anda integrasikan dengan aplikasi akuntansi perusahaan. Pembayaran yang Anda lakukan lewat aplikasi ini akan secara otomatis tercatat di sistem akuntansi, sehingga tim akunting pun tak perlu memasukkan data transaksi secara manual. Dengan begitu, proses pencatatan pembayaran invoice menjadi lebih efisien dan akurat.

7. Meningkatkan produktivitas karyawan

Karena proses invoicing lebih mudah dan efisien dengan bantuan aplikasi, maka karyawan pun bisa menjadi lebih produktif. Alih-alih harus berkutat dengan dokumen invoice berjam-jam, kini tim AP atau akuntan Anda bisa memanfaatkan waktu tersebut untuk mengerjakan hal lain yang lebih strategis demi meningkatkan performa perusahaan.

8. Meminimalisir kecurangan atau fraud

Dengan menerapkan sistem otomasi untuk pengelolaan invoice, maka Anda pun dapat meminimalisir aksi fraud oleh karyawan. Semua data invoice tersimpan secara digital, sehingga dapat dengan mudah dilacak dan diverifikasi. Jadi Anda dapat dengan mudah melakukan kroscek untuk menyetujui pembayaran.

9. Mempermudah rekonsiliasi invoice

Proses rekonsiliasi data finansial merupakan hal rutin yang perlu dilakukan oleh akuntan perusahaan, termasuk di dalamnya rekonsiliasi untuk pembayaran invoice. Proses ini akan sangat memakan waktu jika dilakukan secara manual, karena akuntan harus mengecek berbagai dokumen fisik untuk memastikan bahwa semua angkanya cocok.

Dengan aplikasi invoice management, proses ini akan menjadi lebih mudah dan cepat karena semua dokumen invoice tersimpan dalam bentuk digital. Proses rekonsiliasi pun bisa dilakukan secara real time, karena akuntan bisa menemukan ketidakcocokan data saat itu juga ketika pembayaran dilakukan.

10. Meningkatkan performa bisnis

Dengan proses invoicing otomatis yang lebih efisien, Anda sebagai pemilik bisnis kini bisa lebih fokus dalam menyusun strategi bisnis. Alhasil, performa bisnis pun dapat tumbuh secara lebih cepat dan Anda bisa mengembangkan usaha sesuai dengan target yang Anda tetapkan.

Memilih aplikasi invoice management terbaik

Setelah mengetahui manfaat dari aplikasi manajemen invoice, kini waktunya Anda memilih aplikasi yang paling tepat bagi bisnis Anda. Di Indonesia, sudah ada beberapa perusahaan teknologi yang menawarkan jasa ini dalam bentuk aplikasi as a service atau SaaS. Tapi manakah yang terbaik?

Untuk membantu Anda mengambil keputusan, berikut ini sejumlah fitur dan kualitas yang perlu Anda cari dalam aplikasi invoice management terbaik:

  • Dapat menarik data invoice lewat teknologi pindai (scan) otomatis dan OCR (optical character recognition)
  • Mampu menyimpan dokumen invoice, berikut riwayat approval dan pembayaran
  • Menyediakan alur dan sistem approval online yang bisa disesuaikan oleh pengguna
  • Menyediakan fitur pembayaran yang terintegrasi dengan rekening bank dan sistem akuntansi perusahaan
  • Mampu melacak berbagai tipe pembayaran, mulai dari uang muka sampai pembayaran bertahap atau kredit
  • Dapat mengeksekusi pembayaran invoice massal
  • Memudahkan pengguna dalam memonitor waktu jatuh tempo dan pembayaran invoice yang tertunda

Salah satu aplikasi yang menyediakan semua fitur di atas adalah Mekari.